I tilfeller hvor det ikke er tilstrekkelig tid til å bestille maskinlesbart pass fra Norge, kan ambassaden utstede et nødpass med kort gyldighetstid. Dette passet må senere byttes inn med et maskinlesbart pass.
Nødpass
Hvis passet er tapt som følge av tyveri eller mistanke om tyveri, eller er kommet bort under omstendigheter som sannsynliggjør at det er kommet uvedkommende i hende, skal passøker dokumentere ved den nærmeste utenriksstasjon at hun/han har meldt tapet til lokalt politi ved kopi av tapsmelding eller politirapport.
Passøker må fylle ut to eksemplarer av skjemaet "Søknad om pass" som fåes på ambassaden. Ved søknad om nødpass leveres 3 foto. Har du mistet passet og skal reise snart, vil du måtte nøye deg med et nødpass siden det tar inntil to uker å få et nytt pass. Prisen er imidlertid den samme for ordinære pass, altså NOK 990 for voksne og NOK 270 for barn (inntil 16 år). Nødpass er ikke maskinlesbart. Nødpass er kun gyldig for en enkelt reise.
Det skal også fylles ut tapsmelding som fås på ambassaden eller lastes ned fra denne siden, og redegjøres for hva som er gjort for å få passet tilbake. Passøker pålegges å innsende det tapte passet omgående til stasjonen hvis det skulle komme til rette.
Dersom passet er ødelagt, må passøker gi en forklaring på hvordan dette er skjedd.
Maskinlesbartpass
Ved bestilling av nytt pass med biometriske data i elektronisk lesbar form, må man fylle ut to eksemplarer av skjemaet "Søknad om pass". Ambassaden registrerer og sender søknaden elektronisk til Norge, og det ferdige passet sendes tilbake til ambassaden i Havana. Behandlingstid: 14 dager. Ved første gangs passutstedelse må fødselsattest og foreldres vigselsattest fremlegges.
Forskrifter ved utstedelse av nødpass eller nytt maskinlesbartpass
Passgebyr Passgebyr betales ved innlevering av søknad, pt. tilsvarende NOK 990 i lokal valuta for voksne og NOK 270 for barn (inntil 16 år). Ambassaden tar ikke kredittkort. Passgebyret betales i convertible pesos (CUC).
Personlig fremmøte
Passøker skal møte personlig på ambassaden, dette gjelder også barn. Bare når særlige grunner foreligger, kan det gjøres unntak.
Søknaden
"Søknad om pass"- blankett utleveres på ambassaden. For barn skal begge foreldre underskrive søknaden ved første gangs utstedelse av pass.
Underskrift på passet
Passet skal undertegnes av søkeren i nærvær av en representant fra ambassaden. Det er fastsatt en nedre aldergrense på 10 år for når et barn anses gammelt nok til å undertegne. Det avgjørende er ikke om barnet faktisk kan skrive navnet sitt, men om det har utviklet en personlig håndskrift som kan gjelde for å sikre identifisering.
Fotografi
Det skal innleveres 3 passbilder og de må:
- være i skarpt fokus, klart og med god kontrast.
- være trykket på god kvalitet fotopapir, og med høy oppløsning.
- være i farger.
- være 35-40 mm i bredde.
- være maks 6 måneder gammelt, og ligne søker.
- være tatt forfra, og mot en lys bakgrunn.
- vise hele hodet fra toppen av skulderene. Ansiktet skal oppta 70-80 % av bildet.
- vise øynene åpne og klart synlige. Hår skal ikke dekke øynene.
Om briller: Det er tillatt med briller, forutsatt at øynene likevel vises klart.
Glassene må ikke være farget.
Innfatningen må ikke skjule noe av øynene.
Det må ikke være refleksjon i glassene.
Om hodeplagg: Det er tillatt med relgiøse hodeplasgg, forutsatt at alle detaljer i ansiktet likevel vises klart.
Både haken, pannen og begge kinnene skal være synlige.
Hodeplagget må heller ikke kaste skygger over ansiktet.
Innlevering av pass
Det gamle/utbrukte passet skal innleveres når nytt pass mottas.
I tilfeller der passøker er avhengig av innstemplet visum og oppholdstillatelse i tidligere utstedt pass, kan dette beholdes, og de nødvendige sider vil ikke bli makulert.
Dokumentasjon for identitet og statsborgerskap
Ved førstegangs utstedelse av pass skal det for barn fremlegges fødselsattest og foreldrenes vigselsattest. Når foreldrene ikke er gift, skal bekreftelse på foreldreansvaret dokumenteres ved en utskrift fra folkeregisteret.
Ved førstegangs utstedelse av pass til personer over 18 år vil det også være aktuelt å kreve dokumentasjon for norske foreldres statsborgerskap.
Ved fornyelse av pass ikke senere enn 3 måneder etter gyldighetstidens utløp, er det tilstrekkelig med fremleggelse av det forrige passet.
Ved fornyelse senere enn 3 måneder etter gyldighetstidens utløp, skal passøkeren dokumentere sin identitet med gyldig førerkort eller med et annet minst like sikkert identitetskort påført bilde og fødselsnummer.
Ved skifte av navn, må passøker dokumentere at navnendringen er registrert i Folkeregisteret.
Fødselsnummer
Fødselsnummer (fødselsdato med tillegg av personnummer) skal innføres i passet.
Søker som ikke har fødselsnummer- f.eks barn født i utlandet- skal selv besørge innhenting av dette fra Oslo Likningskontor og Folkeregister, Personregisteret, Hagegata 22, 0653 Oslo, tlf.: 22661920, faks: 22661925. Det understrekes at ingen kan få pass uten personnummer! Se link fra Likningskontoret: http://www.likningskontoret.orsl.no/ligning/sos_pass.htm
Andre forhold
Det er ikke tillatt å klebe eller sy inn nye sider i norske pass. Passet er utskrevet når alle viseringssider er oppbrukt. Når nytt pass er utstedt, skal det tidligere passet makuleres (gjennomhulles med maskin) før det eventuelt leveres tilbake til innehaver. Sider som inneholder gyldige viseringer, gjennomhulles ikke.